VACCOMP HELP

Inhoudsopgave:

  1. Introductie.
  1. Installeren.
  2. In gebruik name.
  3. Invoeren van gegevens.
  4. Stambestanden.
    1. Invoeren eigenaar gegevens.
    2. Invoeren Uitgaven categorieën.
    3. Invoeren seizoenen.
    4. Invoeren accommodatie soorten.
    5. Invoeren accommodaties en prijzen.
    6. Invoeren consumpties.
  5. Invoeren reservering.
  6. Invoeren consumpties.
  7. Archief
  8. Rapporten.

Introductie

Vaccomp is een administratie programma ontwikkeld voor de kleine chambres d’hotes en/of camping eigenaar.

Het volbrengt de volgende taken:

  • Invoeren van NAW gegevens van uw gasten;
  • Creëren van aantal seizoenen (voor, hoog, naseizoen);
  • Invoeren van accommodaties (kamers, gîtes) of/en camping plaatsen;
  • Invoeren van seizoen gebonden prijzen;
  • Invoeren van gebruikte consumpties;
  • Invoeren van uw uitgaven in categorieën;
  • Creëren van facturen;
  • Automatische planbord functie;
  • Email bevestiging door koppeling met Outlook;
  • Mailing faciliteiten (emailings, post mailings);
  • Rapporten en overzichten.

1. Installeren

Alle bestanden van Vaccomp zijn samen gepakt in een ZIP bestand vaccomp.zip. Creëer een directory op uw harddisk, bijvoorbeeld vaccomp. Pak alle bestanden uit in deze directory. Start vervolgens het programma vaccomp.exe

2. In gebruik name

Bij het opstarten van het programma verschijnt het hoofdscherm.




Onderaan het scherm staat de vermelding UNREGISTERED VERSION. Uw Vaccomp programma is nog niet geregistreerd en draait in evaluatie mode, wat betekent dat u niet meer dan 5 records kunt invoeren. Wanneer u besluit Vaccomp aan te schaffen, sturen wij u een licentie file. Deze plaatst u in dezelfde directory en op het scherm verschijnt de melding REGISTERED TO NAAM. De 5 record limiet is hiermee opgeheven.
Bovenaan vindt men tabbladen met alle functies. Onderaan staan 3 knoppen met de meest gebruikte functies. Alvorens men Vaccomp in gebruik neemt, is het zaak eerst een aantal basis gegevens in te voeren.

Onderstaande gegevens moeten in onderstaande volgorde ingevoerd worden:

  • Gegevens van de eigenaar
  • Creëren van uitgaven categorieën
  • Invoeren van seizoenen
  • Invoeren van accommodatie soorten (kamer, gite, kampeerplaats)
  • Invoeren van accommodaties en prijzen
  • Invoeren van soorten consumptie prijzen

3. Invoeren van gegevens

Op diverse plaatsen in het programma ziet u onderstaande button bar. Hiermee creëert, wijzigt of verwijderd u een record.

Van links naar rechts hebben de buttons de volgende functie:

  • Ga naar bovenste record
  • Blader één record naar boven
  • Blader één record naar beneden
  • Ga naar onderste record
  • Creëer een nieuw record
  • Delete record
  • Sla record op
  • Wis alle velden in record
  • Undo toets

4. Stambestanden

4.1. Invoeren eigenaar gegevens

Klik op STAMBESTANDEN -> EIGENAAR

Hier vult u uw eigen gegevens in. De gegevens die u hier invult, komen automatisch op uw fakturen te staan. Voer gegevens zo in, zoals u ze op de factuur wilt hebben.

Vergeet niet op  te klikken om uw gegevens op te slaan!

4.2. Invoeren Uitgaven categorieën

Klik op STAMBESTANDEN -> UITG CATEGORIE

Met Vaccomp kunt u uw uitgave patroon bijhouden. Hier creëert u de categorieën die u wilt bijhouden. Denk aan categorieën als verzekeringen, gas, water, elektra, levensmiddelen, diversen.

4.3. Invoeren seizoenen

Klik op STAMBESTANDEN -> SEIZOENEN

Hier legt u uw seizoenen vast. Voorseizoen, hoogseizoen, naseizoen, wat u maar wilt.
BELANGRIJK! Let er wel op dat de seizoenen geen overlap hebben en dat de seizoenen aansluiten!

Als voorbeeld:

  • Voorseizoen: 1 januari – 31 mei
  • Hoogseizoen 1 juni – 30 september
  • Laagseizoen 1 oktober – 31 december

Vergeet niet bij elk nieuw record op te klikken om uw gegevens op te slaan!
Wekt u niet met seizoenen, creëer dan één seizoen van 1/1 tot 31/12

4.4. Invoeren accommodatie soorten

Klik op STAMBESTANDEN -> SOORT
Hier voert u uw type accommodaties in. Als voorbeeld: kamers, camping, gite

4.5. Invoeren accommodaties en prijzen

Klik op STAMBESTANDEN -> ACCOMMODATIES
Hier voert u al uw accommodaties en seizoen prijzen in.


Dit is een van de belangrijkste schermen! Hier voert u alles in wat u verhuurt. Kamers, kampeerplaats, gite. Maar ook extra bed, hond, elektriciteit, etc. Toeristenbelasting zou u hier ook als post kunnen invoeren. In het window rechts boven voert u de accommodatie gegevens in.
Bij pricing voert u in DAGPRIJZEN
Bij SOORT de soort categorie die u eerder gecreëerd heeft.
Bij IN PLANNING geeft u aan of u de accommodatie in het planbord wilt hebben.
Bij VOLGORDE kunt u de volgorde waarin de accommodaties op het scherm verschijnen beïnvloeden. Voer hier een cijfer in. (1, 2, 3, 4)
Bij TVA hoog/laag voert u 0 in wanneer over dit item lage BTW berekend moet worden en 1 wanneer het hoge tarief berekend moet worden.

Vergeet niet bij elk nieuw record op  te klikken om uw gegevens op te slaan!
Moet u toeristenbelasting afdragen, creëer dan ook een artikel Toeristenbelasting.

Vervolgens voert u in het windows rechts beneden de dag prijzen in. Vaccomp berekent alles per dag. Heeft u weekprijzen, dan zult u de weekprijs door 7 moeten delen. Let erop dat u alle seizoenen invoert!!!
Heeft een object het hele jaar door dezelfde prijs, voert u dan bij alle seizoenen dezelfde prijs in! Vergeet niet bij elk nieuw record op  te klikken om uw gegevens op te slaan!

4.6. Invoeren consumpties
Klik op STAMBESTANDEN -> PRODUCTEN
Met Vaccomp kunt u ook alle consumpties bijhouden. U kunt bijvoorbeeld besluiten om alles wat uw gasten verbruiken op bonnetjes op te schrijven. ’s Avonds voert u alle gegevens in. Uw gasten kunnen direct, tussendoor of bij vertrek alles afrekenen.
Het volgorde veld kunt u ook hier gebruiken om de volgorde van consumpties te bepalen en te groeperen. Frisdrank nummer 100 tot 150, sterke drank van 200 tot 250, koffie, thee, etc van 300 tot 350 enz. 
U bent nu zo ver Vaccomp in productie te nemen! Een van de eerste dingen die u nu gaat doen is een gast invoeren.

Klik op HOOFD -> GASTEN INVOEREN
In dit bestand komen al uw gasten te staan die ooit op uw terrein zijn geweest, of contact met u gehad hebben.
Vul hier alle gast gegevens in. Ben zo compleet mogelijk. De gegevens kunnen later weer van pas komen. Denk vooral aan email adres. Hier kunt u ook de credit card gegevens van de klant opslaan.
Zet vervolgens het veld ACTIEF aan. Hiermee maakt u uw klant in VACCOMP zichtbaar.

5. Invoeren reservering

Klik op HOOFD -> RESERVEREN
Dit is het belangrijkste en meest uitgebreide scherm van VACCOMP.


 

Links boven selecteert u eerst de gast. Is de gast niet zichtbaar, dan heeft u hem nog niet ingevoerd, of het veld AKTIEF staat niet aan.
Vervolgens selecteert u rechtsboven de accommodatie die de klant wil.
Vink één of meerdere selectievakjes aan en verander eventueel de aantallen (met name aantal personen bij kampeerplaatsen) Telkens wanneer u een accommodatie selecteert, verschijnen rechtsonder, ter verificatie, de prijzen) Vervolgens klikt u op RESERVEREN.
Voer vervolgens de aankomst en vertrekdatum in.
Het programma berekent direct het aantal overnachtingen. Zodra u op OK klikt wordt de reservering geboekt en verschijnt hij in het scherm linksonder. Hier verschijnt ook de totaal prijs.
Met de knop DIVERSEN kunt u de factuur gegevens aanpassen, een speciale korting invoeren of de aanbetaling in mindering brengen.
Klikt u op PRINT VERBLIJF FACTUUR dan wordt een factuur gegenereerd. Gaat de klant betalen, dan klikt u op BETAALD. De reservering verdwijnt dan uit zicht en de reserveringsgegevens worden verplaatst naar het archiefbestand.
Klik u op BEVESTIGINGS EMAIL dan krijgt u een scherm met email sjablonen. Dit is een bestand met door uzelf “voorgebakken” emails. Selecteer er een en pas de tekst aan met speciale afspraken. Zodra u klikt op VERSTUUR MAIL dan wordt de mail via uw email programma naar het email adres dat u in het gastenbestand heeft ingevoerd, verstuurd en tevens vastgelegd (middelste window).
Als u klikt op het tabblad PLANNING verschijnt een planbord.

Dit planbord wordt automatisch gegenereerd en geeft een overzicht van alle gereserveerde accommodaties waarvan het veld IN PLANNING aanstaat. 

6. Invoeren consumpties

Klik op HOOFD -> CONSUMPTIES

In dit scherm voert u de verbruikte consumpties in.
Selecteer linksboven eerst de gast (wanneer deze niet in de lijst staat, dan staat het veld ACTIEF niet aan).
Vervolgens verandert u de aantallen van de gebruikte consumpties.
Voer dan de datum in alvorens u op NAAR REKENING klikt. De consumpties verhuizen nu naar het scherm linksonder, samen met het totaal bedrag.
Klik op PRINT CONSUMPTIEFACTUUR om een factuur te printen. U klikt op BETAALD zodra de klant betaald heeft. Alle gegevens verhuizen dan naar het archiefbestand en verdwijnen uit beeld.

7. Archief

Klik op tabblad ARCHIEF
In dit scherm ziet u links alle gasten, rechtsboven alle facturen van die gast en rechtsonder de factuurregels.Als u op PRINT ARCHIEF FACTUUR klikt, kunt u alsnog een factuur uitprinten.

8. Rapporten

Klik op tabblad RAPPORTEN
Hier treft u links een aantal gepreconfigureerde rapport overzichten. Rechts kunt u een overzicht selecteren om deze aan te passen.